Yuk Kenalan dengan ERP Sistem Raksasa yang Membuat Setiap Departemen Saling Terhubung di Perusahaan

Awalnya Saya Mengira ERP Hanya Sebuah Software#

Sebagai seseorang yang cukup dekat dengan dunia IT, ketika mendengar kata software, hal yang biasanya terlintas di pikiran saya adalah aplikasi, database, server, API, dan berbagai hal teknis lainnya.

Awalnya, saya melihat ERP kurang lebih seperti itu.

Sebuah software berukuran besar yang digunakan perusahaan untuk menjalankan berbagai aktivitas bisnis.

Namun, setelah mulai mengenalnya lebih dekat, pandangan tersebut perlahan berubah.

Saya mulai menyadari bahwa di balik sebuah sistem ERP terdapat jauh lebih banyak hal daripada sekadar kode dan database. Di dalamnya ada proses pembelian, penjualan, pengelolaan gudang, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan berbagai proses bisnis lainnya.

Yang membuatnya semakin menarik adalah bagaimana semua proses tersebut dapat saling berhubungan.

Dari situ saya mulai berpikir:

Seberapa besar sebenarnya sistem yang digunakan sebuah perusahaan untuk menjalankan bisnisnya?

Kenapa Saya Menyebutnya Sistem Raksasa?#

Coba bayangkan sebuah perusahaan manufaktur.

Ada bagian Sales yang berhubungan dengan pelanggan. Ada Purchasing yang mengurus pembelian material. Ada Warehouse yang mengelola persediaan. Ada Production yang menjalankan proses produksi. Ada Finance yang mengurus transaksi keuangan. Belum lagi Human Resources dan berbagai bagian lainnya.

Jika dilihat dari luar, setiap departemen seolah memiliki pekerjaan masing-masing.

Namun, sebenarnya pekerjaan mereka tidak benar-benar berdiri sendiri.

Sales membutuhkan informasi mengenai stok dari Warehouse.

Production membutuhkan material yang diperoleh melalui Purchasing.

Warehouse perlu mencatat barang yang masuk dan keluar.

Finance membutuhkan informasi mengenai transaksi yang terjadi.

Dengan kata lain, satu proses bisnis dapat menjadi awal dari proses lainnya.

Di sinilah saya mulai memahami mengapa ERP terasa seperti sebuah sistem raksasa.

Bukan semata-mata karena software-nya besar, tetapi karena begitu banyak proses, data, aturan, dan departemen yang harus saling terhubung.

Satu Transaksi Bisa Melibatkan Banyak Departemen#

Salah satu hal yang paling menarik ketika melihat ERP adalah bagaimana sebuah aktivitas yang terlihat sederhana dapat memiliki dampak ke banyak bagian perusahaan.

Misalnya, perusahaan membutuhkan bahan baku.

Prosesnya dapat dimulai dari munculnya kebutuhan material. Kemudian Purchasing melakukan pembelian melalui Purchase Order. Ketika barang datang, Warehouse melakukan Goods Receipt. Setelah itu, persediaan perusahaan berubah dan transaksi tersebut dapat berlanjut ke proses Invoice hingga akhirnya berkaitan dengan Payment dan Finance.

Jika dilihat sekilas, kita mungkin hanya mengatakan:

“Perusahaan membeli barang.”

Namun jika dilihat dari dalam sistem, ternyata ada rangkaian proses yang cukup panjang:

Purchase Order → Goods Receipt → Inventory → Invoice → Payment

Rangkaian tersebut tidak hanya berkaitan dengan satu orang atau satu departemen.

Ada Purchasing, Warehouse, hingga Finance yang dapat terlibat di dalamnya.

Di sinilah konsep ERP mulai terasa nyata bagi saya.

ERP bukan hanya mencatat bahwa sebuah transaksi terjadi, tetapi membantu menghubungkan transaksi tersebut dengan proses bisnis lain yang berkaitan dengannya.

Lalu, Di Mana Peran IT?#

Sebagai orang IT, bagian ini justru yang membuat saya semakin tertarik.

Ketika melihat sistem ERP, kita bisa saja langsung fokus pada sisi teknis.

Bagaimana aplikasinya dibuat?

Bagaimana database-nya dirancang?

Bagaimana data dikirim antar sistem?

Bagaimana integrasinya dilakukan?

Bagaimana sistem mengatur hak akses?

Bagaimana sistem menangani begitu banyak transaksi?

Semua pertanyaan tersebut memang penting.

Namun, saya mulai menyadari bahwa ada satu hal yang tidak kalah penting:

Memahami mengapa sistem tersebut bekerja seperti itu.

Sebuah software tidak muncul begitu saja.

Di balik setiap fitur terdapat kebutuhan bisnis. Di balik setiap transaksi terdapat proses. Di balik setiap aturan terdapat alasan. Bahkan sebelum sebuah fitur dikembangkan, biasanya sudah ada proses bisnis yang ingin direpresentasikan ke dalam sistem.

Misalnya, mengapa sebuah transaksi harus dibuat terlebih dahulu sebelum proses berikutnya dapat dilakukan?

Mengapa hanya pengguna tertentu yang boleh melakukan suatu aktivitas?

Mengapa sebuah transaksi harus melalui proses persetujuan?

Pertanyaan-pertanyaan seperti ini membuat saya melihat bahwa bekerja dengan ERP tidak cukup hanya memahami teknologi.

Kita juga perlu memahami bisnis yang sedang direpresentasikan oleh teknologi tersebut.

Dari sini saya mulai melihat bahwa dunia ERP berada di titik pertemuan antara IT dan bisnis.

Belajar ERP Berarti Sedikit Banyak Belajar Cara Perusahaan Bekerja#

Ini mungkin salah satu hal yang paling menarik bagi saya.

Ketika belajar software development, kita sering berpikir tentang bagaimana cara membangun sebuah sistem.

Namun ketika masuk ke dunia ERP, pertanyaannya mulai bergeser menjadi:

“Sistem ini sebenarnya sedang merepresentasikan proses bisnis yang seperti apa?”

Misalnya kita menemukan istilah seperti Purchase Order, Goods Receipt, Sales Order, Invoice, Material, atau Payment.

Bagi orang yang baru melihatnya, istilah-istilah tersebut mungkin hanya terlihat seperti nama menu atau transaksi di dalam sebuah software.

Namun sebenarnya, setiap istilah tersebut merepresentasikan bagian tertentu dari proses bisnis perusahaan.

Karena itu, memahami ERP bukan hanya tentang belajar menggunakan sistem.

Secara tidak langsung, kita juga belajar memahami bagaimana sebuah perusahaan melakukan pekerjaannya.

Bagaimana perusahaan membeli barang.

Bagaimana barang diterima.

Bagaimana persediaan dikelola.

Bagaimana produk dijual.

Bagaimana transaksi dicatat.

Dan bagaimana seluruh aktivitas tersebut akhirnya berhubungan dengan keuangan perusahaan.

Semakin dipelajari, ERP terasa seperti sebuah gambaran digital mengenai bagaimana sebuah perusahaan beroperasi.

ERP Punya Banyak Bagian#

Karena proses bisnis perusahaan sangat luas, ERP juga memiliki berbagai modul atau area yang menangani kebutuhan tertentu.

Ada area yang berhubungan dengan Finance, Sales, Purchasing, Materials Management, Production, Human Resources, dan berbagai kebutuhan lainnya.

Namun menurut saya, hal yang paling menarik bukan hanya keberadaan modul-modul tersebut.

Justru yang lebih menarik adalah hubungan di antara semuanya.

Finance tidak benar-benar berdiri sendiri.

Warehouse tidak berdiri sendiri.

Production tidak berdiri sendiri.

Sales juga tidak berdiri sendiri.

Ketika satu proses terjadi, data yang dihasilkan dapat menjadi input bagi proses lainnya.

Karena itu, jika kita melihat ERP hanya sebagai kumpulan menu dan transaksi, kita mungkin belum benar-benar melihat gambaran besarnya.

Gambaran besarnya adalah bagaimana semua bagian tersebut dapat bekerja sebagai satu ekosistem.

Kemudian Saya Mengenal SAP#

Dalam pembahasan mengenai ERP, nama SAP cukup sering muncul.

SAP merupakan salah satu penyedia solusi enterprise yang digunakan oleh berbagai perusahaan untuk mendukung proses bisnis mereka.

Bagi saya, mengenal SAP justru membuat gambaran mengenai ERP menjadi semakin luas.

Ada berbagai modul, transaksi, proses bisnis, integrasi, konfigurasi, hingga teknologi yang saling berkaitan.

Di titik ini saya mulai memahami mengapa orang yang baru masuk ke dunia ERP terkadang merasa overwhelmed.

Bukan karena satu teknologinya saja yang sulit.

Masalahnya adalah kita sedang berhadapan dengan representasi dari proses bisnis sebuah perusahaan yang bisa sangat kompleks.

Kita tidak hanya mempelajari software.

Kita juga mempelajari bagaimana software tersebut digunakan untuk merepresentasikan aktivitas bisnis dalam skala perusahaan.

ERP Bukan Berarti Semua Hal Berada di Satu Aplikasi#

Ada satu hal yang menurut saya juga penting untuk dipahami.

Ketika mengatakan bahwa ERP mengintegrasikan berbagai departemen, bukan berarti semua aktivitas perusahaan secara harfiah harus dilakukan dalam satu aplikasi tanpa adanya sistem lain.

Dalam praktiknya, perusahaan tetap dapat memiliki berbagai aplikasi dan teknologi pendukung.

Ada website, mobile application, sistem internal, database, API, sistem eksternal, layanan pihak ketiga, hingga berbagai platform lainnya.

ERP lebih tepat dilihat sebagai salah satu bagian penting dari ekosistem sistem informasi perusahaan yang membantu mengintegrasikan proses dan data bisnis.

Hal ini justru membuat sisi IT menjadi semakin menarik.

Karena dalam dunia nyata, sistem tidak selalu berdiri sendiri.

Sistem harus berkomunikasi dengan sistem lain.

Data harus berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.

Integrasi harus berjalan dengan benar.

Dan semua itu harus tetap memperhatikan keamanan, konsistensi data, performa, serta kebutuhan bisnis.

Kenapa ERP Menjadi Menarik untuk Dipelajari?#

Semakin saya mengenal ERP, semakin saya merasa bahwa bidang ini memiliki karakter yang cukup unik.

Di satu sisi ada teknologi.

Di sisi lain ada bisnis.

Di tengahnya terdapat sebuah sistem yang harus membuat keduanya dapat berjalan bersama.

Seorang developer tidak cukup hanya memahami cara menulis kode. Ia juga perlu memahami kebutuhan proses sebelum membangun sebuah fitur.

Seorang QA tidak cukup hanya menguji apakah sebuah tombol dapat diklik. Ia juga perlu memahami apakah proses bisnis setelah tombol tersebut digunakan berjalan sesuai dengan yang seharusnya.

Seorang consultant perlu memahami kebutuhan perusahaan dan menerjemahkannya ke dalam konfigurasi atau solusi di dalam sistem.

Bahkan seorang IT support yang menangani sistem enterprise perlu memahami dampak sebuah masalah terhadap proses bisnis perusahaan.

Pada akhirnya, orang-orang yang bekerja di bidang ERP sering kali berhadapan dengan dua dunia sekaligus:

Bagaimana teknologi bekerja dan bagaimana bisnis berjalan.

Menurut saya, justru kombinasi inilah yang membuat ERP menarik.

Penutup#

Sebelum mengenal ERP lebih jauh, saya melihatnya hanya sebagai sebuah software perusahaan.

Sekarang, saya melihatnya dengan perspektif yang sedikit berbeda.

ERP bukan hanya tentang aplikasi.

Bukan hanya tentang database.

Bukan hanya tentang transaksi.

Di baliknya ada manusia, proses bisnis, data, teknologi, aturan, dan berbagai departemen yang harus bekerja bersama.

Sebuah transaksi yang terlihat sederhana di layar bisa saja merupakan bagian kecil dari proses panjang yang melibatkan banyak bagian perusahaan.

Dan mungkin itulah alasan saya menyebut ERP sebagai sistem raksasa.

Bukan semata-mata karena ukurannya, tetapi karena begitu banyak hal yang harus terhubung agar sebuah perusahaan dapat menjalankan bisnisnya.

Ini baru sebuah perkenalan.

Masih banyak hal yang ingin saya pahami dari dunia ERP, terutama bagaimana proses bisnis diterjemahkan menjadi sistem, bagaimana berbagai modul saling berkomunikasi, bagaimana integrasi dengan sistem lain dilakukan, dan bagaimana teknologi di belakangnya mampu menangani kompleksitas perusahaan.

Semakin mengenal ERP, saya justru semakin tertarik untuk melihat apa yang sebenarnya terjadi di balik layar sebuah perusahaan.